多忙な業務中に受ける不審な電話や、迷惑電話に苦しむことは少なくありません。
迷惑電話の内容は様々で、営業活動や詐欺などが含まれますが、
知らない番号からの頻繁な着信だけでも気分が滅入ってしまいます。
こうした迷惑電話に適切に対処する方法をまとめたので、
迷惑電話に悩む方はぜひ参考にしてください。
不審な電話への適切な対処方法
不審な電話に適切に対処することで、しつこい勧誘電話や営業電話から解放されるでしょう。
さらには、詐欺電話などの複雑な問題も回避しやすくなります。
怪しい電話がかかってきた際の対処法や、不審な電話に対する正しい手順を解説しましょう。
不審な電話に対処する3つのポイント
不審な電話に適切に対処するために注意すべき3つのポイントを見ていきましょう。
企業・担当者・用件を確認する
まず最初に、相手の企業や担当者、用件を確認しましょう。
怪しい電話がかかってきた場合、
開口一番に相手は「いまお時間よろしいでしょうか？」と質問してくることがよくあります。
ここで余裕があると答えると、相手の思うつぼにハマりかねません。
最初に相手の企業や担当者を尋ね、会話をリードされないように心がけましょう。
相手が別の担当者に移るよう求めてきた場合は、丁寧に用件を確認しましょう。
丁寧にキッパリと断る
次に、用件が営業の電話であることが分かったら、丁重に断りましょう。
はっきりと伝えることが、有効な断り方です。
また、相手の感情を逆なでする場合や、
企業の評判を傷つける可能性もあるので、言葉遣いには気を付けましょう。
本当の情報は明かさない
最後に注意すべき点として、
電話相手が特定の名前ではなく役職や担当者に変わってほしいと要求してきた場合、
無用なく身内の名前を言わないようにしましょう。
電話対応では、簡単なやり取りでも様々な情報が漏れることがあります。
情報が流出しないよう、事前に迷惑電話への対処方法や
シミュレーションを考えておくと良いでしょう。
しつこい迷惑電話への対処方法
一度明確に断ったにもかかわらず、
しつこく電話をかけてくる迷惑電話に対処する方法をご紹介しましょう。
当該番号または非通知を着信拒否に設定する
迷惑電話の電話番号が特定できる場合は、それを着信拒否に登録すると効果的です。
非通知の迷惑電話には、非通知着信を拒否する設定を行うか、
拒否リストに登録することもできます。
ただし、非通知を拒否すると必要な電話も拒否される可能性があるため、注意が必要です。
企業内でのオペレーションを徹底する
企業内で電話に対応する場合、統一された確認ポイントや取り次ぎのルールを設け、
不審な電話に対するマニュアルを作成すると、業務の効率化が図れます。
電話対応のオペレーションに迷惑電話への対処方法や断り方を組み込むことで、
一貫性のある対応が可能です。
また、1件あたりの対応時間を設定しておくことで、
電話が長引くことを避け、無駄な時間の浪費を防ぐことができます。
個人のスマートフォンなどでアプリを活用する
現在、迷惑電話に対する対策アプリが数多く提供されています。
例えば、「Whoscall」などの迷惑電話対策アプリは、
未知の電話番号を即座に特定し、ワンタップで拒否することができます。
怪しい電話がかかってきた場合は、
アプリが詐欺電話などを識別し、画面上で警告してくれるのです。
「Whoscall」の他にも、パソコンとインターネット環境があれば
利用できる自動音声応答サービスを導入すると、電話対応業務が効率的になります。
迷惑電話対策ツールやアプリ、様々なサービスを活用することで、
迷惑電話の対処が少しでも容易になるでしょう。
それでもかかってくる場合は警察に相談する
様々な対策を講じたにもかかわらず、
しつこくかかってくる迷惑電話には、警察への相談も検討しましょう。
業務時間中の電話対応が業務に支障をきたしたり、
対応が精神的に負担になった場合、
迷惑電話が法的に問題となり法的手続きがとられることもあります。
電話の頻度や時間帯、対応に要した時間を具体的に記録しておくことで、
警察への通報がしやすくなります。
また、電話内容が録音可能であれば、重要な証拠となる可能性もあるため、
実施してみることを検討してください。
迷惑電話の目的は多岐にわたる！
不快な体験に引き込まれず、冷静に対処することが重要
迷惑電話は、単なる営業電話だけでなく、
いたずら、嫌がらせ、ストーカー行為など、さまざまな目的で行われることがあります。
しつこく電話がかかってきたり、威圧的な態度で話しかけられると、
受話側は精神的に苦しい思いをすることもあります。
しかし、不快な経験をしたからといって、相手を刺激してしまうのは避けるべきです。
できるだけ冷静かつ丁寧な対応を心がけ、
再び迷惑電話がかかってこないよう対処しましょう。
それでもしつこい場合は、前述の通り警察に相談することが良いでしょう。
まとめ
すでに忙しい業務の合間に対応しなければならない迷惑電話は、速やかに対処する必要があります。
組織内で迷惑電話への対処方法を共有し、できるだけ丁寧に明確に断りましょう。
それでもしつこい迷惑電話には、アプリやツールなどのサービスを利用するか、
悪化する場合には警察に相談することが肝要です。
迷惑電話に苦しむ方は、ここで紹介した対処方法を試してみてください。
