ビジネスメールを送る際に、CCを使用する際の宛先の書き方について、
多くの人が興味を持つことがあります。
実際にメール本文を作成する際には、CCの受信者の名前も含めるのが適切です。
CCの宛先を書き漏らさないように留意しましょう。
最近の生活様式の変化により、ビジネスメールの送信頻度が増加している方も多いでしょう。
そこで、今回はCCとBCCの使い分け方法と宛先の書き方についてご紹介します。
ぜひ参考にしてください。
メール本文に宛名は書くべきか
メール本文の宛名には、CCの相手も含めるべきです。
これは、CCが「この案件の関係者であること」を示しているからです。
メールの会話に直接関与していなくても、関係者に内容を把握してもらう必要があります。
CCの名前を記載することで、目を引き、見落としを防ぐことができます。
さらに、送信先にも名前を記載することで、案件の担当者の存在を提示することができます。
以下は宛名の記載例です。
宛名の記載例：
会社名 〇〇部 〇〇様（TOの宛名）
CC：〇〇様、〇〇様、弊社〇〇
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。
この場合、CCの相手の役職が、TOに設定した方よりも高くても、
TOに設定した方の名前を先に書くようにします。
また、TOに並列で記載する場合は、役職の高い方を先に記載します。
自社所属のCCのメンバーを設定する場合は、敬称を省略します。
メンバーが増えると、全員の名前を記載することが面倒に感じられるかもしれませんが、
メンバーが多いほど見落としが発生します。
ルールを守り、CCのメンバーがメールを見逃さず、
情報共有がスムーズに行われることで、案件自体もスムーズに進めることができるでしょう。
TO、CC、BCCの違い
TO（宛先）
メールの基本的な宛先欄です。
この欄に入力された相手が、メールの主たる受信者となります。
TOにアドレスが指定されていない場合、
メールを受信する主たる相手が不明確になり、
受信者が当事者意識を持ちにくくなります。
複数の主たる相手がいる場合は、
互いに面識がある前提で複数のアドレスをTOに指定できます。
CC（カーボンコピー）
この欄に入力された相手には、TOの宛先と同内容のメールが同時に送付されます。
CCに入力されたアドレスは、メールの送信相手にも表示されます。
そのため、送り主と受け取り側の双方がメールの内容を誰に共有しているかを把握できます。
CCに指定される相手は、送り主または受け取り側の関係者であるべきであり、
全く面識のない他者をCCに指定するのはマナー違反です。
BCC（ブラインドカーボンコピー）
BCC欄に入力された相手にも、TOの宛先と同内容のメールが同時に送付されます。
ただし、BCCに入力されたアドレスは、メールの送信相手には表示されません。
そのため、受け取り側には伝えないが、
社内で共有したい情報などをこっそり送信する際に使用されます。
BCCのメンバーは相手から見えないため、
全員への返信はせず、確認のみを行うことが求められます。
メールでCCを使用する際の注意点
CCの機能は便利ですが、使いすぎると思わぬトラブルを引き起こす可能性もあります。
私が経験したトラブル事例とその注意点を含めてお話ししましょう。
まず、CCに余計なアドレスが含まれていないかを確認することが重要です。
私が以前勤務していたときに、
突然個人的な内容のメールが送られてきたことがありました。
その送信元の先輩とは関わりがなく、普段からほとんど会話もありませんでした。
しかし、そのメールは非常に個人的な内容で、
さらには少々きわどい表現も含まれていました。
気が付いてみると、そのメールのCCには担当部の全社員向けのメールアドレスが書かれていました！
おそらく、社内の別の人に個人的なメールを送る際に、
元になるメールのCCに部内向けのメールアドレスが入っていたのを消し忘れたのでしょう。
当時、明確な処罰はありませんでしたが、内部的には厳しい叱責があったことでしょう。
これからメールを送る際には、CCに誤って不適切なアドレスが含まれていないかを
よく確認しましょう。そうすることで、思わぬトラブルを未然に防ぐことができます。
まとめ
今回の内容はいかがでしたでしょうか？
CCとBCCの使い方や宛名の記載方法についてご紹介しました。
普段はあまり意識していなかったという方もいらっしゃるかもしれませんね。
また、数年前と今現在ではBCCの使用ルールに変化があります。
BCCは以前は一斉送信メールなどに多く用いられていましたが、
誤ってCCに入れてしまい、関係のないメンバーに
メールアドレスを開示してしまうトラブルも発生しています。
現在は個人情報の取り扱いに関する観点から、
BCCでの一斉送信を行わないというルールを設けている企業も増えています。
一般的な使用ルールと自社のルールを踏まえて判断していただければよいかと思います。
迷ったときは上司に確認してみましょう。
オンラインでのやりとりが日常化した今、
目の前に相手がいないからこそ、
対面の時よりも送る側への思いやりを込めてメールのやりとりをしましょう。
